Policy Conservazione Dati

Policy sui tempi di conservazione dei dati

Italia

Ultimo aggiornamento: 04 Giugno 2018

Policy sulla conservazione dei dati

Questo documento illustra la Policy sulla conservazione dei dati di Coca‑Cola HBC Italia S.r.l., di seguito anche denominata come "la Società" o "CCHBCI".

1. Che cosa è

La Policy sulla conservazione dei dati è un importante documento che assicura l'applicazione continuativa da parte della Società delle proprie linee guida sulla conservazione dei dati.

2. Ambito di applicazione

Questa policy si riferisce a tutti i dati memorizzati nei sistemi e nei relativi supporti di proprietà della Società, da questa affittati o alla stessa forniti, senza limitazioni relativamente alla localizzazione geografica. Si precisa che la necessità di conservare determinate informazioni potrebbe trovare giustificazione in normative locali, di settore o nella esigenza di conformarci al Regolamento Europeo generale sulla protezione dei dati personali ("GDPR").

3. Policy

3.1 Principi di conservazione

CCHBCI conserva i dati personali in formati specifici solo per l'intervallo di tempo necessario, secondo le finalità del trattamento per cui I dati personali sono stati raccolti. CCHBCI non conserva i dati personali per periodi superiori a quelli necessari al raggiungimento delle legittime finalità di business o per il tempo richiesto dalla normativa applicabile al caso di specie. CCHBCI stabilisce un periodo di conservazione dei dati conforme alle leggi e regolamenti applicabili, quale elemento del registro dei trattamenti. CCHBCI deve giustificare, quando richiesto, i presupposti per cui conserva i dati personali per tempi più lunghi del periodo di conservazione massimo stabilito da esigenze di business e requisiti normativi. Alcuni dati devono essere conservati al fine di tutelare gli interessi della Società, preservare le prove e in generale garantire la conformità della Società alle buone pratiche commerciali. Alcune ragioni per cui conservare i dati includono:

3.2 Criteri di conservazione

Questa sezione stabilisce le line guida per la conservazione dei differenti tipi di dati trattati da CCHBCI.

Tipo di dato Periodo di conservazione
Dati generici dei visitatori dei siti web. Fino a 12 mesi salve esigenze legali o finalità specifiche che rendano necessaria la conservazione per un termine più esteso.
Documenti connessi alla candidatura di soggetti successivamente selezionati, come CV, risultati di test, referenze, appunti di informazioni fornite durante il colloquio Fino a 10 anni dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
Foto e Video Per l'intera durata del rapporto di lavoro o contrattuale a cui si riferiscono. In presenze di specifiche liberatorie o autorizzazioni o finalità potranno essere conservati anche per un periodo superiore purché strettamente conforme alle autorizzazioni ricevute.
Lista di soggetti, non dipendenti, che partecipano ad eventi e/o attività di natura non lavorativa (es. open days, fabbriche aperte) Per l'intera durata del periodo necessario ad organizzare l'attività o l'evento e sino al termine degli stessi. In presenze di specifiche liberatorie o autorizzazioni o finalità potranno essere conservati anche per un periodo superiore purché in piene conformità alle informative consegnate / liberatorie o autorizzazione acquisite.
Lista di soggetti, non dipendenti, che accedono a luoghi dove si svolge l'attività della società. Sino ad un mese dall'avvenuto accesso salvo che gli interessati abbiano fornito per specifiche finalità l'autorizzazione alla conservazione per un periodo più esteso.
Fatture e copie di fatture Per tutta la durata del rapporto contrattuale a cui si riferiscono e comunque fino a 10 anni dalla cessazione dello stesso.
Contratti Fino a 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale
Email, lettere che contengono informazioni o documenti relativi agli affari aziendali Fino a 10 anni. Si applicherà comunque il termine massimo di conservazione previsto per le singole tipologie di documenti e finalità a cui si riferiscono.
Ordini/ Acquisti Fino a 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale a cui si riferiscono.